Hallitus vaihtuu – näin huolehdit sivuston ja jäsenrekisterin tunnuksista

Hallituksen vaihtuessa Yhdistysavaimessa kannattaa hoitaa seuraavat asiat: lisätä uudet pääkäyttäjät ja tarkistaa, että heidän sähköpostiosoitteensa on rekisterissä, poistaa lähtevien pääkäyttäjien oikeudet, päivittää Hallitus-jäsenryhmä, päivittää sivuston laskutus- ja yhteystiedot sekä tarkistaa, ettei kotisivuilla esitellä enää entistä hallitusta. Uudet pääkäyttäjät lisätään ennen vanhojen poistamista, koska pääkäyttäjä ei voi poistaa omia oikeuksiaan itse. Siksi pääkäyttäjiä on hyvä olla aina vähintään kaksi.

Yhdistysavain on itsepalvelutuote, joten asiakkaamme huolehtivat sivustonsa ja jäsenrekisterinsä käyttöoikeuksista kokonaan itse. Asiakaspalvelulle ei tarvitse ilmoittaa pääkäyttäjän vaihtumisesta, eli riittää kun pääkäyttäjänne muistaa antaa käyttöoikeudet seuraajalleen.

Alla oleva muistilista auttaa teitä hoitamaan kaiken olennaisen hallituksen vaihtuessa
 

Ennen kuin väistyvä pääkäyttäjä lopettaa tehtävässään:

• Sopikaa hallituksen kokouksessa selkeästi, kuka toimii jatkossa pääkäyttäjänä. Pelkkä "joku hallituksesta hoitaa" ei riitä. 

• Pääkäyttäjäoikeudet tulee Yhdistysavaimessa antaa nimetylle henkilölle, eli yhteiskäyttötunnuksia ei tule tietosuojasyistä käyttää.

• Väistyvän pääkäyttäjän kannattaa luoda tulevalle pääkäyttäjälle tunnukset ennen kuin hänen käyttöoikeutensa poistetaan. Pääkäyttäjä ei voi poistaa oikeuksiaan itse itseltään, vaan sen tekee aina toinen pääkäyttäjä. 

• Käykää yhdessä läpi, mistä asioista pääkäyttäjä vastaa. Perehdytys kannattaa tehdä ennen kuin vanha pääkäyttäjä poistuu.

• Pyytäkää uutta pääkäyttäjää kirjautumaan sisään mahdollisimman pian päätöksen jälkeen. Kirjautumisongelmat on helpompi selvittää, kun vanha pääkäyttäjä on vielä tavoitettavissa. Samalla uusi pääkäyttäjä voi tarvittaessa poistaa pääkäyttäjäoikeudet väistyvältä pääkäyttäjältä.

• Pitäkää pääkäyttäjiä mielellään vähintään kaksi, jotta tunnukset jäävät aina jollekin yhdistyksessä, vaikka joku pääkäyttäjistä lopettaisi yhdistystoiminnassa.

Mitä muuta kannattaa muistaa?

• Tarkistakaa pääkäyttäjälista. Suodattakaa jäsenrekisterissä jäsenryhmä Pääkäyttäjät ja katsokaa, onko listalla ihmisiä, joilla ei enää kuulu olla pääkäyttäjäoikeuksia.

• Antakaa pääkäyttäjätunnukset harkiten. Niillä pääsee tekemään kaikkea sivustolla ja jäsenrekisterissä. Jäsentietojen käsittely edellyttää huolellisuutta. Jos jonkun hallituksen jäsenen tehtävänä on esimerkiksi vain kotisivujen päivittäminen, pohtikaa riittäisikö pääkäyttäjäoikeuksien sijaan suppeampi päivitysoikeus kotisivuille. 

• Varmistakaa, että jokaisen uuden pääkäyttäjän oma sähköpostiosoite on rekisterissä oikein. Se toimii kirjautuessa käyttäjätunnuksena.

• Päivittäkää Hallitus-jäsenryhmä, jos sivustollanne on hallitukselle suljettuja sivuja.

• Käykää läpi Tilaustiedot-näkymä. Sivuston yhteys- ja laskutustietojen päivittäminen on pääkäyttäjän vastuulla. Jos niissä on edelleen entisen puheenjohtajan tai sihteerin nimi ja yhteystiedot, laskut ja muut tärkeät viestit menevät väärälle henkilölle.

Nämä helposti unohtuvat asiat kannattaa myös hoitaa ajan tasalle:

• Lomakkeiden vastaanottajat
  Jos kotisivuillanne on lomakkeita, jotka lähettävät ilmoituksen tietyille henkilöille, päivittäkää niiden vastaanottajat. Muuten esimerkiksi ilmoitukset jäsenhakemuksista ja yhteydenotoista voivat ohjautua vanhoille yhteyshenkilöille.

• Sivuston sisältö
  Tarkistakaa, ettei sivuilla enää esitellä vanhaa hallitusta tai vanhoja yhteyshenkilöitä.

• Yhteiset sähköpostiosoitteet
  Jos yhteyshenkilölle on helpompi käyttää aina samaa sähköpostiosoitetta, voitte myös harkita roolipohjaista osoitetta, kuten toiminnanjohtaja@ tai sihteeri@. Silloin tietoja ei tarvitse päivittää Yhdistysavaimeen joka kerta, kunhan varmistatte että uusi yhteyshenkilö pääsee kirjautumaan sähköpostilaatikkoonne.

• Muut palvelut
  Tarkistakaa samalla, onko yhdistyksellänne esimerkiksi verkkotunnukseen tai sähköpostiin liittyviä palveluita, joiden pääkäyttäjä on siirtymässä pois pääkäyttäjän roolista. Varmistakaa, että myös näihin on edelleen pääsy olemassa ja antakaa tarvittaessa myös kolmannen osapuolen palveluissa oikeudet uudelle yhteyshenkilölle.
  
  Ohjeet pääkäyttäjän lisäämiseen ja poistamiseen löydät täältä.

Entä jos kukaan ei pääse kirjautumaan?

Jos sivustolla ei ole yhtään tavoitettavissa olevaa pääkäyttäjää, asiakaspalvelumme voi poikkeustapauksessa auttaa. Tarvitsemme tätä varten ajantasaisen PRH:n yhdistysrekisteriotteen ja henkilöllisyyden todentamisen. Tarkemmat ohjeet tällaisen tilanteen hoitamiseen löytyvät täältä.