Salasanojen turvallinen käyttö

Salasana ei ole vain tekninen yksityiskohta, vaan avain yhdistyksenne tietoihin. Hyvä uutinen on, että turvallinen salasana voi olla myös helppo muistaa. Tässä artikkelissa kerromme, millainen salasana toimii parhaiten ja miten jokainen voi parantaa tietoturvaa pienillä valinnoilla.

Salasanan kannattaa olla riittävän vahva, eikä samaa salasanaa tulisi koskaan käyttää useissa eri palveluissa. Yhdistysavaimessa jokainen käyttäjä luo salasanan itse, eikä sitä näe kukaan muu – ei edes järjestelmän ylläpito. Tämä lisää tietoturvaa ja suojaa jäsentietoja tehokkaasti.

Henkilökohtainen salasana ja käyttäjätunnus tuovat mukanaan kaksi tärkeää etua:

• Jokainen käyttää järjestelmää omilla oikeuksillaan

• Vastuut ja oikeudet pysyvät selkeinä
   

Pääkäyttäjillä on enemmän vastuuta – ja tarvittaessa myös enemmän suojaa

Yhdistysavaimessa pääkäyttäjillä on laajemmat oikeudet, esimerkiksi jäsenrekisterin hallinta ja käyttöoikeuksien määrittely. Siksi heidän tunnustensa suojaaminen on erityisen tärkeää.

Yhdistysavaimessa pääkäyttäjille voidaan ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA). Se tarkoittaa, että kirjautuminen vaatii salasanan lisäksi erillisen vahvistuksen, esimerkiksi puhelimen sovelluksesta saatavan kertakäyttöisen koodin. Näin ulkopuolinen ei pääse sisään, vaikka salasana jostain syystä päätyisi vääriin käsiin.

Turvallisuus on kokonaisuus, ei vain salasana

Vaikka salasana olisi hyvä, tietoturvaa on haastavampi hallita, jos henkilötietoja säilytetään monessa paikassa. Yhdistysavaimen etu on se, että jäsenrekisteri, viestintä, laskutus ja kulukorvaukset löytyvät kaikki samasta järjestelmästä.

Kun tiedot ovat yhdessä paikassa:

• niitä ei tarvitse säilyttää erillisissä Excel-taulukoissa

• paperitulosteiden tarve vähenee

• tietojen hallinta pysyy selkeänä

Jos tietoja joskus ladataan esimerkiksi Exceliin, on tärkeää huolehtia, että tiedostot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.

Jäsenet hallitsevat omia tietojaan

Yhdistysavaimessa jäsenet voivat itse tarkistaa ja päivittää omat tietonsa, kun he saavat pääkäyttäjän lähettämän Jäsentietojen tarkistuspyynnön. Tämä auttaa vähentämään virheitä ja keventää vastuuhenkilöiden työtaakkaa.

Jäsenet eivät koskaan näe muiden tietoja, vaan ainoastaan omansa. Tämä tukee tietosuojaa ja lisää luottamusta yhdistyksen toimintaan.

Turvallisuutta ilman stressiä teknisistä kiemuroista

Yhdistysavaimessa turvallisuus on rakennettu osaksi kokonaisuutta. Huolehdimme tietoturvasta taustalla ja mahdollistamme asiakkaille turvallisen ja helppokäyttöisen järjestelmän jäsentietojen säilyttämiseen. Tarvittaessa apua saa myös Yhdistysavaimen asiakaspalvelusta, joka auttaa arkisin matalalla kynnyksellä.

Yhteenveto

Salasanat ja tietoturva eivät ole vain tekninen yksityiskohta, vaan osa vastuullista yhdistystoimintaa. Kun jokaisella on oma tunnus ja järjestelmä tukee turvallista tietojen käsittelyä, voidaan keskittyä olennaiseen – yhdistyksen toimintaan ja yhteiseen tekemiseen.

Yhdistysavain tekee turvallisesta yhdistysarjesta helppoa myös niille, joille digitaaliset järjestelmät eivät ole entuudestaan tuttuja.

Millainen on hyvä salasana?

Hyvä salasana on ennen kaikkea riittävän pitkä. Pituus on tärkeämpää kuin erikoismerkit tai numerot. Useammasta sanasta muodostuva lause on usein turvallinen ja helppo muistaa.

Esimerkki:
KesaAamunaJuonKahviaMustana

Vielä turvallisemman salasanan saat luotua, kun teet tahallisia kirjoitusvirheitä ja käytät murteellisia tai itse keksittyjä sanoja.

Esimerkki:

KesaAamunaRyystelenTsumpperoisetMustna

Vältä käyttämästä omaa nimeä, syntymäaikaa tai samaa salasanaa useassa palvelussa. Älä koskaan jaa salasanaasi kenellekään. Ethän käytä myöskään tällä sivulla esimerkkeinä mainittuja salasanoja.