Allekirjoitukset

Yhdistysavaimen sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yhdistyksen kokouspöytäkirjojen ja muiden asiakirjojen lähettämisen allekirjoitettavaksi suoraan palvelusta. Allekirjoitettava asiakirja toimitetaan valitsemillesi jäsenille sähköpostitse, ja kun kaikki ovat allekirjoittaneet, valmis allekirjoitettu PDF-tiedosto syntyy automaattisesti. Sähköinen allekirjoittaminen onnistuu suoran sähköpostilinkin kautta tai voit pyytää allekirjoittajalta myös vahvan tunnistautumisen.

Versiokohtaiset rajoitukset

Yhdistysavaimen sähköinen allekirjoituspalvelu on käytettävissä Start-, Plus- ja Premium-versiossa ilman lisäkuluja. Plus- ja Premium-versioissa käytössäsi on myös tekstiviesti-ilmoitukset. 

Free-versiossa pääset tutustumaan ominaisuuteen, mutta et voi lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi.

Näin lähetät asiakirjan allekirjoitettavaksi Yhdistysavaimella:

1. Siirry jäsenrekisteriin ja valitse Allekirjoitukset-kohdasta "Uusi asiakirja"

2. Lataa allekirjoitettava PDF-muotoinen tiedosto laitteeltasi. Voit lisätä asiakirjalle nimen, esim. "Kevätkokouksen 11.4.2026 pöytäkirja".

3. Valitse allekirjoittavat henkilöt. Voit valita allekirjoittajiksi enintään 15 henkilöä seuraavilla tavoilla:

   • Valitse jäsenrekisteristä jäsenryhmä

   • Etsi tietty jäsenrekisterissä oleva jäsen nimen perusteella

   • Tai kirjaa jäsenrekisterin ulkopuolisia henkilöitä allekirjoittajaksi 

4. Tarkista, että vastaanottajat ovat oikeat. Tarvittaessa voit poistaa vastaanottajan klikkamalla punaista Poista-painiketta. Ulkopuolisten henkilöiden tietoja voit muokata Muokkaa-painikkeesta.

5. Klikkaa "Jatka". 

6. Halutessasi muokkaa sähköpostiviestin saatetta. 

7. Valitse tunnistautumistapa:

   • Vahva tunnistautuminen: Kukin allekirjoittaja vahvistaa allekirjoituksensa henkilökohtaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.

   • Sähköpostitse: Kukin vastaanottaja vahvistaa allekirjoituksensa vain saamansa sähköpostin avulla. 

8. Valitse viimeinen allekirjoituspäivä. Allekirjoituspäivä voi olla enintään 60 päivää tulevaisuudessa.

9. Valitse, haluatko että allekirjoituksesta lähetetään automaattinen muistutus. Valitse myös muistutukselle päivä. 

10. Plus- ja Premium-versioissa voit lisäksi valita, lähetetäänkö allekirjoittajille tekstiviesti-ilmoitus.  Jos tekstiviestit on otettu käyttöön, tekstiviesti lähetetään myös muistutuksen kohdalla. 

11. Klikkaa "Jatka". 

12. Esikatsele ja lähetä asiakirja allekirjoitettavaksi. 

13. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet (tai joku on hylännyt asiakirjan), kaikille allekirjoittaneille ja asiakirjan lähettäjälle lähetetään automaattinen sähköpostiviesti. Viestissä on mukana linkki, josta voi ladata allekirjoitetun PDF-asiakirjan.

Kaikki allekirjoittajat saavat pyynnön samanaikaisesti ja voivat allekirjoittaa omaan tahtiinsa. Allekirjoitusjärjestyksen määrittäminen ei ole mahdollista.

Tekstiviesti-ilmoitukset

Plus- ja Premium-versioissa voit valita, lähetetäänkö sähköpostin lisäksi allekirjoittajille ilmoitus tekstiviestillä. Tekstiviesti-ilmoitukset sisältyvät Plus- ja Premium-versioihin – niistä ei tule lisäkuluja.

Tekstiviesti-ilmoitus on tehokas tapa varmistaa, että allekirjoittaja löytää allekirjoitettavan asiakirjan sähköpostistaan. 

Tekstiviestissä ei ole suoraa linkkiä asiakirjaan. Tekstiviestin sisältö on vakioitu ja sitä ei voi muokata itse. Viestissä lukee: "Asiakirja [asiakirjan nimi] odottaa allekirjoitustasi sähköpostiosoitteessasi [sähköpostiosoite]". Viestin lähettäjänä näkyy Yhdistysav.

Asiakirjan hylkääminen

Mikäli allekirjoittaja katsoo, että ei voi allekirjoittaa saamaansa asiakirjaa, allekirjoittaja voi valita "Hylkää asiakirja" ja kirjoittaa hylkäyksen syyn. Kun joku allekirjoittajista hylkää asiakirjan, siitä lähetetään automaattinen viesti kaikille allekirjoittajille hylkäyksen syyn kera. Tuo tarvittaessa uusi versio asiakirjasta uudelleen allekirjoitettavaksi.

Allekirjoituksen peruuttaminen

Jos haluat peruuttaa tai keskeyttää allekirjoitusprosessin, valitse rekisteristä "Allekirjoitukset" > klikkaa asiakirjan nimeä ja valitse vasemmasta alanurkasta "Peruuta allekirjoitus". Tämän jälkeen asiakirjaa ei voi enää allekirjoittaa.

Allekirjoitettavien asiakirjojen koontinäkymä

Jäsenrekisterin Allekirjoitukset-näkymästä näet kaikki allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat. Voit seurata niiden tilannetta, peruuttaa allekirjoituksen tai lähettää asiakirjan uudelleen allekirjoittajalle.

Kuka voi lähettää ja allekirjoittaa asiakirjoja?

Allekirjoituspalvelu on Yhdistysavaimen pääkäyttäjien käytettävissä. Kuka tahansa pääkäyttäjistä voi lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi. 

Allekirjoittajat voivat olla joko jäsenrekisteriin lisättyjä jäseniä tai ulkopuolisia henkilöitä. Kunkin allekirjoittajan tiedoissa tulee olla nimi ja sähköpostiosoite.

Allekirjoittajan nimen tarkistus

Jos olet valinnut allekirjoittamistavaksi vahvan tunnistautumisen, Yhdistysavain tarkistaa automaattisesti, vastaako vahvan tunnistautumisen kautta saatu nimi allekirjoittajalle merkittyä nimeä. Jos nimet eivät täsmää, asiakirjan lähettäjä saa sähköposti-ilmoituksen. Lähettäjän tulee käydä tarkistamassa ja hyväksymässä ero, tai peruuttaa allekirjoittamisen.

Esimerkki: allekirjoittajan tiedoissa nimenä on Maija Virtanen, mutta vahvan tunnistautumisen kautta tuleekin nimi Maija Virtanen-Korhonen. Jäsenen tiedoissa on ehkä vanha nimi, jolloin eron voi hyväksyä.

Esimerkki 2: allekirjoittajan tiedoissa nimenä on Matti Aaltonen, mutta vahvan tunnistautumisen kautta tuleekin nimi Erkki Aaltonen. Asiakirjan lähettäjän tulee selvittää, mistä on kyse.

Huomaathan, että tämä tarkistus koskee vain vahvaa tunnistautumista.

Allekirjoittamistavan valinta

Suosittelemme allekirjoituttamaan asiakirjat vahvalla tunnistautumisella, koska sen avulla allekirjoitettuun asiakirjaan saadaan varmuus allekirjoittajien henkilöllisyydestä.

Käytä sähköpostiallekirjoitusta, jos kaikilla allekirjoittajilla ei ole mahdollisuutta käyttää vahvaa tunnistautumista.

Allekirjoituspalvelun tekninen toteutus

Yhdistysavaimen sähköinen allekirjoitus perustuu kryptografiseen PDF-allekirjoitukseen (PAdES-standardi), joka takaa asiakirjan eheyden ja muuttumattomuuden allekirjoitushetken jälkeen.

Tekninen toteutus:

• PDF-tiedostoon lisätään kryptografinen allekirjoitus. Allekirjoitettu asiakirja sisältää allekirjoitussivun, jolla näkyvät kaikkien allekirjoittajien tiedot, vastausajat ja tunnistautumistapa. Kryptografinen allekirjoitus sinetöi koko asiakirjan, joten näitä tietoja ei voi jälkikäteen muuttaa.

• Allekirjoitus on tehty AATL-varmenteella (sertifikaatilla), jonka on myöntänyt GlobalSign

• Yhdistysavain toimii allekirjoituspalveluna – varmenne todistaa, että allekirjoitus on tehty Yhdistysavain-palvelun kautta

• Allekirjoitukseen sisältyy aikaleima kolmannelta osapuolelta (GlobalSign), joka todistaa allekirjoituksen ajankohdan

• Asiakirjaan asetetaan DocMDP-suojaus, joka estää sisällön muokkaamisen allekirjoituksen jälkeen. PDF-lukija varoittaa jos tiedostoa on yritetty muuttaa.

• Vahva tunnistautuminen on toteutettu samalla Telian palvelulla, jota useimmat muutkin vahvan tunnistautumisen palvelut käyttävät.

Allekirjoituksen luotettavuus:

• Vahvalla tunnistautumisella allekirjoittaneen henkilöllisyys on varmennettu pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen kautta.  Tunnistautumisen taso on sama kuin esim. verkkopankkiin kirjautumisessa.

• Allekirjoitettu PDF on itsenäinen todiste: kuka on allekirjoittanut, milloin, ja ettei asiakirjaa ole muutettu sen jälkeen.

• PDF-lukijat (Adobe Acrobat, Evince ym.) voivat validoida allekirjoituksen teknisen eheyden.

Huomaathan, että kyseessä ei ole EU:n eIDAS-asetuksen mukainen “kvalifioitu sähköinen allekirjoitus” (QES), joka edellyttäisi jokaisen allekirjoittajan omaa henkilökohtaista varmennetta. Palvelu tarjoaa edistyneen sähköisen allekirjoituksen (AdES) tasoisen allekirjoituksen, joka on oikeudellisesti pätevä ja todistusvoimainen, mutta eri asia kuin kvalifioitu allekirjoitus.