Huoltajien sähköpostiosoitteet

Jäsenelle lähtevät viestit (tiedotteet, laskut, jäsentietojen tarkistuspyynnöt ja ryhmäpostit) on mahdollista saada kulkemaan myös huoltajien sähköpostiosoitteisiin. Tämä on hyvä käytäntö esimerkiksi alaikäisten jäsenten tapauksessa tai silloin, kun jäsenellä ei ole omaa sähköpostiosoitetta, mutta jollain tämän perheenjäsenellä on.

Huoltajan sähköpostiosoite voi liittyä yhteen tai useampaan jäseneen eli sama sähköpostiosoite voi olla useamman jäsenen huoltajan sähköpostiosoitteessa. Jäsenellä itsellään ei tarvitse olla omaa sähköpostiosoitetta, mutta tällöin jäsen ei pääse kirjautumaan sivustolle, vaikka hänellä olisi huoltajien sähköpostiosoitteet lisättynä.

Huoltajien sähköpostiosoitteet ovat oletuksena poissa käytöstä. Kun ne on asetettu olemaan käytössä, jäsenen tietoihin pystyy lisäämään yhden tai kahden huoltajan sähköpostiosoitteen.

Miten ominaisuuden saa käyttöön?

Huoltajien sähköpostiosoitteet saa otettua käyttöön kohdasta Rekisteri > Asetukset > Yhdistyksen tiedot. Klikkaa Muokkaa tietoja -painiketta ja laita ruksi otsikon Huoltajien sähköpostiosoitteet kohtaan Käytössä. Muista lopuksi vielä tallentaa muutokset.

Tämän jälkeen jäsenen tietoihin ilmestyy kaksi uutta kenttää; Huoltajan 1 sähköpostiosoite ja Huoltajan 2 sähköpostiosoite. Nämä kentät näkyvät jokaiselle jäsenelle. Jäsenlistauksessa on lisäksi mahdollisuus valita nämä tiedot sarakkeiksi, jolloin listauksesta näkee helposti, millä jäsenillä huoltajan sähköpostiosoitteet ovat lisättyinä.

Huoltajien sähköpostiosoite -kenttien näkyvyys määräytyy sen mukaan, mikä on Sähköpostiosoite-kentän näkyvyys käyttöönoton yhteydessä. Voit muokata kenttien näkyvyyttä ja järjestystä vapaasti käyttöönoton jälkeen valitsemalla Rekisteri > Asetukset > Muokkaa kenttiä.

Miten huoltajan sähköpostiosoitteet toimivat käytännössä?

Kun jäsenelle lähettää tiedotteen, laskun, jäsentietojen tarkistuspyynnön tai hän kuuluu jäsenryhmään, jolle lähetetään ryhmäpostia, viesti menee hänen omaan sähköpostiinsa (mikäli jäsenellä on sellainen) ja lisäksi sama viesti lähtee huoltajien sähköpostiosoitteisiin.

Tiedotteissa, laskuissa ja jäsentietojen tarkistuspyynnöissä lukee viestin alussa ilmoitus siitä, ketä viesti koskee. Tästä on hyötyä etenkin silloin, jos perheen äiti saa viestejä liittyen kolmeen lapseensa. Ryhmäposteissa tätä tietoa ei lue.

Vaikka jäsenellä ei olisi omaa sähköpostiosoitetta (eli jäsen ei pääse kirjautumaan sivustolle), niin jäsentietojen tarkistus onnistuu silti. Jäsenen huoltaja saa sähköpostiinsa pyynnön tarkistaa jäsentiedot ja hän pääsee sitä kautta päivittämään jäsenen tietoja.

Mikäli huoltajan sähköpostiosoitteeseen ei saada toimitettua viestejä, pääkäyttäjä näkee siitä tiedon. Maksulliset toiminnot laskutetaan edelleen jäsenten lukumäärän mukaan. Jos jäsenellä on oma sähköpostiosoite ja kahden huoltajan sähköpostiosoitteet, niin lasku lähtee näihin kolmeen osoitteeseen, mutta maksu peritään vain yhden laskun lähettämisestä.

Viestien lähettäminen ja seuranta

Tiedotteiden, laskujen jäsentietojen tarkistuspyyntöjen ja ryhmäpostien lähettäminen toimii huoltajien sähköpostiosoitteiden käyttöönoton jälkeen samaan tapaan kuin ennenkin.

Tiedotteen, laskun ja jäsentietojen tarkistuspyynnön listanäkymässä (esim. Rekisteri > Hallinta > Tiedotteet > Näytä kaikki) näkyy kuinka monelle jäsenelle viesti on lähetetty. Lisäksi näytetään mahdolliset virheet, jotka liittyvät viestin perillemenoon.

Viestin yksilönäkymässä näkyy tarkemmat tiedot perillemenosta. Mahdolliset virheet näytetään punaisella ruksilla ja ruksia klikkaamalla saa tarkan virhekuvauksen (esim. vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai osoite ei ole toiminnassa). Näiden tietojen perusteella voi tehdä tarvittavat toimenpiteet, kuten tarkistaa ja korjata huoltajan sähköpostiosoitetta.

Viestin sisältö

Kun huoltajien sähköpostiosoitteet ovat käytössä, viestin alussa näytetään ilmoitus siitä, ketä viesti koskee. Jos vaikkapa koko perhe kuuluu yhdistykseen, niin viestistä on hyvä käydä ilmi koskeeko viesti huoltajan lasta vai itse huoltajaa. Tämä ilmoitus näytetään tiedotteissa, laskuissa ja jäsentietojen tarkistuspyynnössä. Ryhmäposteissa ilmoitusta ei näytetä.

Alla on esimerkki tilanteesta, jossa perheen kolme lasta kuuluu yhdistykseen ja heille kaikille on lähetetty samansisältöinen viesti. Gmail-sähköposti yleensä niputtaa samaan aiheeseen liittyvät viestit samaan viestiketjuun, mutta näyttää viestien eroavaisuudet viestin alussa (tässä tapauksessa lapsen eli jäsenen nimi on eri).

Usein kysyttyä

Perheessä on kolme lasta ja he kuuluvat yhdistykseen. Kenelläkään heistä ei ole omaa sähköpostiosoitetta. Voiko heille kaikille lisätä äidin sähköpostiosoitteen?
Kyllä voi, kunhan huoltajan sähköpostiosoitteet otetaan ensin käyttöön ja lisätään äidin sähköpostiosoite huoltajan sähköpostiosoitteelle varattuun kenttään. Samaa pääsähköpostiosoitetta ei voi olla useammalla jäsenellä, mutta sama huoltajan sähköpostiosoite taas voi olla niin monella jäsenellä, kuin on tarvetta.

Voinko käyttää huoltajien sähköpostiosoitetta tilanteessa, jossa yhdistykseen kuuluu pariskunta, jonka toisella osapuolella ei ole omaa sähköpostiosoitetta? Voiko kentän nimen muuttaa, kun kyseessä ei ole huoltaja, vaan puoliso?

Huoltajien sähköpostiosoitteita voi käyttää myös tilanteissa, joissa toinen osapuoli ei ole varsinaisesti huoltaja, eli myös esim. jos puolisoilla on sama sähköpostiosoite. Ominaisuuden nimi on siis Huoltajien sähköpostiosoitteet, vaikka sitä voikin hyödyntää kaikkiin tilanteisiin, joissa jäsenellä ei ole omaa sähköpostiosoitetta, mutta jollain toisella perheenjäsenellä on. Ominaisuuden tai kenttien nimiä ei voi kuitenkaan muuttaa, vaikka kyse ei olisi jossain tapauksessa huoltajasta, vaan jostain toisesta perheenjäsenestä.

Pitääkö huoltaja lisätä jäseneksi rekisteriin?
Huoltajan ei tarvitse olla jäsenenä rekisterissä.

Voiko huoltaja olla lisäksi jäsen rekisterissä ja voiko hänellä olla sama sähköpostiosoite, kuin mitä on kirjoitettu jäsenen huoltajan sähköpostiosoitteeksi?
Kyllä voi. Sähköpostiosoite-kenttä toimii tunnistetietona rekisterissä ja yksilöi jäsenet, mutta Huoltajan sähköpostiosoite -kentät eivät toimi samoin.

Voiko jäsenelle lisätä useamman kuin kahden huoltajan sähköpostiosoitteet?
Ei voi.

Jäsenelle on merkitty oma sähköpostiosoite ja kahden huoltajan sähköpostiosoitteet. Sähköpostilasku näyttää lähtevän nyt kolmeen osoitteeseen, niin tuleeko lasku nyt kolminkertaisena?
Ei tule. Laskun lähettämisessä merkitsee edelleen jäsenten lukumäärä eli tässä tilanteessa laskutetaan vain yhdestä jäsenestä.