Ryhmäposti

Pääkäyttäjät voivat muodostaa Rekisterin jäsenistä ryhmiä, jotka saavat oman ryhmäpostiosoitteensa. Kun osoitteeseen lähetetään viesti, se jaetaan automaattisesti kaikille ryhmään kuuluville käyttäjille.

Huom! Vastaanottajamäärien rajoitukset koskevat ainoastaan ryhmäpostiosoitteita. Rekisteristä lähetettäviä tiedotteita ja laskuja voi lähettää aina niin monelle jäsenelle kerrallaan, kuin tarvetta on.

Jäsenryhmien hallinta

Jäsenrekisterissä on oletuksena Kaikki-, Pääkäyttäjät- ja Hallitus -nimiset jäsenryhmät.

Jäsenryhmiä hallitaan Rekisterissä ja sieltä löydät myös jokaisen jäsenryhmän sähköpostiosoitteet. Oikean yläreunan Asetukset-valikosta pääset muokkaamaan ryhmiä ja tarkastelemaan niitä. 

Jäsenryhmät-näkymässä näytetään tällä hetkellä olemassa olevat ryhmät ja niiden osoitteet. Ryhmäpostiosoitteet muodostetaan automaattisesti, eikä niitä voi itse muokata.

Kuka voi lähettää ryhmäpostia?

Hallitus- ja Pääkäyttäjät-ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat aina lähettää postia mihin tahansa ryhmäpostiosoitteeseen. Voit myös ryhmäkohtaisesti antaa kaikille ryhmän jäsenille oikeuden kirjoittaa ryhmäposti-osoitteeseen: Klikkaa vain haluamasi ryhmän nimeä ja valitse aukeavassa näkymässä Pääkäyttäjät, hallitus ja kaikki tämän ryhmän jäsenet.

1. Ryhmien luominen ja muokkaaminen

Uusien jäsenryhmien luominen tapahtuu Jäsenrekisterissä. Kun haluat luoda uuden ryhmän, mene Rekisteriin ja valitse Asetukset-valikosta Jäsenryhmät.

Valitse Lisää uusi ryhmä. Kun olet tallentanut ryhmän, näet sille muodostetun osoitteen Ryhmäpostin osoite -kentässä.

Jos haluat lisätä jäseniä jäsenryhmään, mene Jäsenet-välilehdelle ja hae haluamasi jäsen tai jäsenet suodattimien avulla. 

Avaa yksittäisen jäsenen tiedot ja lisää ruksi sen ryhmän kohdalle, johon haluat jäsenen lisätä. Lue tarvittaessa tarkempi kuvallinen ohje siitä, miten jäseniä lisätään ryhmään.

2. Miten lähetän Ryhmäpostiviestejä?

Ryhmäpostiviesti lähetetään mistä tahansa käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta tavallisena sähköpostiviestinä ryhmän omaan osoitteeseen. Vastattaessa on parasta käyttää vastaa kaikille -toimintoa, jotta kaikki saavat viestin.

Ryhmäpostiosoitteeseen voi lähettää viestejä ainoastaan sellainen jäsen, jolle on Jäsenrekisterissä määritelty oikeus lähettää viestejä kyseisen ryhmän osoitteeseen.

Pääkäyttäjät- ja Hallitus-ryhmän jäsenten tapauksessa oikeutta ei tarvitse erikseen määritellä, mutta ryhmäpostin lähettäjän sähköpostiosoitteen on silti oltava Jäsenrekisterissä.

3. Kuinka suuria liitetiedostoja Ryhmäpostilla voi lähettää?

Sähköpostiviestin maksimikoko on 5 megatavua eli liitetiedostojen yhteenlaskettu koko voi olla korkeintaan 5 megatavua. 

Jos haluat lähettää tätä isomman viestin, voit tallentaa tiedoston ensin sivustollenne ja sen jälkeen lähettää linkin joko tiedostoon tai sivulle. 

Jos Tiedosto-osion 30 megatavun raja tulee vastaan, voit tallentaa tiedoston johonkin pilvipalveluun, kuten esimerkiksi Dropboxiin tai OneDriveen.

4. Kenelle kaikille ryhmäposti lähtee?

Ryhmäposti lähtee ryhmän kaikille aktiivisille jäsenille, joille on tallennettu sähköpostiosoite. Pääkäyttäjät voivat hakea vastaanottajatiedot Rekisterin Jäsenet-välilehdeltä. 

Kun valitset hakuehdoksi "Jäsen kuuluu" ja viereisestä pudotusvalikosta kyseisen ryhmän nimen, näet kaikki kyseiseen jäsenryhmään kuuluvat jäsenet ja heidän sähköpostiosoitteidensa tilat.

Huom! Jos Huoltajien sähköpostiosoitteet -ominaisuus on teillä käytössä, niin ryhmäpostiviestit lähetetään myös ryhmän jäsenten huoltajien osoitteisiin.

5. Mistä sähköpostiosoitteista voi lähettää ryhmäpostia?

Lista ryhmäpostin oikeutetuista lähettäjistä on saatavissa Rekisterin Jäsenet-välilehdeltä. Jos lähettäminen on sallittu jäsenryhmän kaikille jäsenille ryhmän asetuksissa, löytyy tieto sallituista lähettäjistä valitsemalla hakuehdoksi "Jäsen kuuluu" ja viereisestä pudotusvalikosta kyseisen ryhmän nimi sekä Hallitus- ja Pääkäyttäjät -ryhmät. 

Usein kysyttyä

Sain sähköpostiini ilmoituksen, että vastaanottajia on liikaa. Mitä nyt?

Ryhmäpostin vastaanottajien lukumäärä määräytyy käytetyn version mukaan (versioiden väliset erot). Mikäli ryhmässä on sallittua enemmän jäseniä, joiden tietoihin on tallennettu ainakin yksi sähköpostiosoite (pääsähköpostiosoite tai huoltajan sähköpostiosoite), ei ryhmäpostia voi lähettää.

Huom! Vastaanottajamäärien rajoitukset koskevat ainoastaan ryhmäpostiosoitteita. Rekisteristä lähetettäviä tiedotteita ja laskuja voi lähettää aina niin monelle jäsenelle kerrallaan, kuin tarvetta on.

Lähteekö ryhmäposti myös huoltajille? Voivatko huoltajat vastata?

Mikäli Huoltajien sähköpostiosoitteet -ominaisuus on teillä käytössä, niin ryhmäposti lähetetään myös niihin sähköpostiosoitteisiin, joita on tallennettu ryhmän jäsenten tietoihin - eli kentissä Huoltajien sähköpostiosoite 1 ja 2 olevat sähköpostiosoitteet kuuluvat ryhmän vastaanottajiin. Näistä sähköpostiosoitteista voi myös vastata viesteihin, eli lähettää ryhmäpostia, mikäli lähettäminen on salittu koko ryhmälle.

Lähetin ryhmäpostia Gmail-osoitteestani, mutta homma ei näytä toimivan, koska en saanut itse omaa viestiäni. Mikä on pielessä?

Kyseessä on Gmailin hiukan hämmentävä ominaisuus. Jos lähetät Gmailista viestin ryhmälle, johon itse kuulut, et näe omaan postilaatikkoosi saapuvaa kopiota, koska Gmail arkistoi sen "turhana" viestinä.

Huom! Jos viestien toimittaminen jostain syystä epäonnistuu, siitä pitäisi aina saada joko lähettäjälle virheilmoitus (viestiä ei voitu lainkaan lähettää) tai Kotisivujen Hallinta-näkymään ilmoitus "Sähköposti ei tavoittanut vastaanottajaa ville.viallinen@example.com".

Muutin ryhmän nimeä, mutta ryhmäpostiosoite ei muuttunut. Voinko nimetä osoitteen uudelleen?

Et voi. Voit toki luoda uuden ryhmän, mutta sille pitää määritellä jäsenet ja oikeudet uudestaan. Jos esimerkiksi yhdistyksenne nimi on muuttunut ja haluat, että se näkyy myös ryhmäpostiosoitteissa, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme ja pyytää muuttamaan ryhmäpostiosoitteet uuden yhdistyksen nimen mukaiseksi.

Kotisivujen Hallinta-näkymän Viimeiset muutokset -kenttä ilmoittaa, että lähettämäni ryhmäposti ei saavuttanut tiettyjä vastaanottajia. Mitä voin tehdä?

Jos näet suoraan, että vastaanottajan sähköpostiosoitteessa on virhe (osoite on kirjoitettu väärin), niin voit korjata jäsenen osoitteen Rekisterin kautta. Lähetä viesti tämän jälkeen vain kyseiselle jäsenelle omasta sähköpostistasi. Myöhemmin ryhmäposti tulee tavoittamaan myös tämän jäsenen, koska osoite on nyt korjattu Jäsenrekisteriin.

Mikäli osoite näyttää olevan oikein, niin lähetysongelma saattaa johtua vastaanottajan palveluntarjoajan ongelmista. Tällöin viestiä pyritään lähettämään uudestaan muutamaan otteeseen, mutta mikäli ongelmat eivät korjaannu, viesti jää lähettämättä.

Kaikki ryhmän jäsenet eivät ole saaneet lähettämääni ryhmäpostia, mutta Viimeiset muutokset -listassa ei ole tästä mainintaa. Miksi?

Jos vastaanottajan sähköpostiosoite on virheellinen (osoite on kirjoitettu väärin), ei ole enää käytössä tai palveluntarjoajan palveluissa on ongelmia, viestiä ei tällaisessa tapauksessa saada toimitettua vastaanottajalle. Viimeiset muutokset -lista päivittyy useimmissa tapauksissa melko nopeasti, mutta toisinaan ilmoituksen saaminen saattaa kestää useamman päivän.