Pankkiyhteys
Kun yhdistät Yhdistysavain-jäsenrekisterin hakemaan viitemaksuja suoraan pankkitililtänne, tiedät aina kuka on maksanut laskunsa ja kuka ei.
Pankkiyhteyden avaamisen jälkeen viitemaksutiedot noudetaan tililtänne automaattisesti pankin kanssa sopimanne ajanjakson mukaisesti.
Suosittelemme ehdottomasti pankkiyhteyden avaamista! Avaamisen eteen nähtävä vaiva on pieni ja pankkiyhteys maksaa itsensä useimmiten takaisin paremmin maksettuina laskuina sekä rahastonhoitajanne työstä säästyvänä aikana.
HUOM!
Pankkiyhteyden avaaminen kannattaa tehdä ennen laskujen lähettämistä, sillä maksutietoja ei voida tuoda rekisteriin takautuvasti.
Jos laskut on lähetetty ennen pankkiyhteyden avaamista ja pankkiyhteys avataan vielä myöhemmin samana vuonna, ainoastaan pankkiyhteyden avaamisen jälkeen maksetut laskut kirjautuvat jäsenrekisteriin.
Jos joku jäsenistä on kuitenkin ehtinyt maksaa laskunsa ennen pankkiyhteyden avaamista, tällaisessa tapauksessa viitemaksutiedot eivät kirjaudu takautuvasti.
Näin avaat pankkiyhteyden
Tarvitsette pankkiyhteyden avaamista varten valtakirjan, joka löytyy Yhdistysavain-jäsenrekisterin Asetukset-valikosta kohdasta Yhteisön tiedot. Linkki tulostettavaan valtakirjaan on Yhteisön tiedoissa Tilinumero-kentän alla ja se tulee näkyviin vasta kun olet täyttänyt tilinumeronne kyseiseen kenttään.
Valtakirjan saatte tulostettua rekisteristä seuraavasti:
(Huom: Jos olette Nordean asiakas, seuratkaa näitä ohjeita.)
1. Klikkaa itsesi Asetukset-valikosta Yhdistyksen tietoihin.
2. Täytä tietoihin yhdistyksenne tilinumero (ensimmäinen kuva).
3. Siirry esikatselemaan valtakirjaa klikkaamalla "Tulosta valtakirja yhdistääksesi pankkitilin Rekisteriin" (toinen kuva).
4. Klikkaa "Tulosta", printtaa valtakirja ja täytä keltaiset kohdat (kolmas kuva).
5. Mene yhdistyksenne pankkiin ja ilmoita, että haluat valtuuttaa Yhdistysavain-jäsenrekisterin lukemaan tiliänne Web Services -pankkiyhteydellä ja anna pankille tulostettu valtakirja.
Jos pankki ei jostain syystä hyväksy Yhdistysavaimen omaa valtakirjaa, voit käyttää pankin omaa valtakirjaa tai lomaketta. Lomakkeen tai valtakirjan täyttämisessä auttavat alla olevat tiedot.
Valtuutetun välittäjän tiedot
Yrityksen nimi = Vitec Avoine Oy
Yrityksen Y-tunnus = 1935337-5
Puhelinnumero = 010 3090 911
Sähköpostiosoite = asiakaspalvelu@yhdistysavain.fi
Yhteyshenkilö = Asiakaspalvelu, ei nimettyä yhteyshenkilöä
Mitä pankkiyhteys maksaa?
Pankki veloittaa pankkiyhteyden käyttämisestä kuukausimaksun, joka on testimme mukaan luokkaa 7-10 € / kk. Varmista omalta pankiltasi, miten kyseinen pankki laskuttaa viitetietojen muodostamisesta. Yhdistysavain ei laskuta pankkiyhteyden käytöstä.
Pankkiyhteyden hintaan vaikuttaa mm. se, miten usein viitenoudot tehdään. Yhdistysavaimen päässä viitenoudot voidaan tehdä vaikka joka yö, mutta jos sovitte pankin kanssa, että ne tehdään kerran viikossa, noudot tehdään pankin kanssa sovitun aikataulun mukaisesti.
Apua, pankkiyhteys katkesi yllättäen!
Yhdistysavaimen päässä pankkiyhteys on aina valmiina, eikä niitä koskaan katkaista asiakaskohtaisesti Yhdistysavaimen toimesta, joten jos pankkiyhteytenne lakkaa toimimasta, todennäköisin syy siihen on, että pankki on katkaissut Yhdistysavaimen valtuutuksen syystä tai toisesta.
Jos pankki katkaisee aiemmin luodun pankkiyhteyden, valtuutus täytyy tehdä uudelleen jotta yhteys saadaan uudelleen voimaan. Pankista saatetaan jossain tilanteessa kysyä, katkaistaanko vanhoja valtuutuksia. On hyvä muistaa, että lähtökohtaisesti mitään valtuutuksia ei saisi poistaa pankilta Yhdistysavaimeen liittyen, ellei ole ensin varmistanut meiltä miten se vaikuttaa palvelun käyttöön.
Usein kysyttyä
Täytin tilinumeron, mutta en pääse tulostamaan valtakirjaa. Mistä on kyse?
Todennäköisesti yhdistyksenne käyttämä pankki ei vielä ole tuettu Yhdistysavain-jäsenrekisterissä. Tuemme toistaiseksi seuraavia pankkeja:
- Aktia
- Danske Bank (ent. Sampo)
- Oma Säästöpankki (S-Pankki)
- Nordea
- Osuuspankki
- POP Pankki
- Säästöpankkiryhmä (kts. luettelo pankeista)
- Ålandsbanken
- Handelsbanken
Laskutamme myös muulla tavalla kuin rekisterin kautta. Tarvitseeko jotain erityistä huomioon?
Tällaisessa tapauksessa kannattaa luoda rekisterin kautta laskutettavia maksuja varten oma tili, jotta muuta kautta laskutettavien viitemaksujen selvittäminen ei hankaloidu.
Tarvitsisin tilitoimistoa varten tämän vuoden viitemaksujen purkutiedot yhdistyksemme tilistä. Mistä saan ne?
Saat purkutiedot omalta pankiltasi. Pankki saattaa veloittaa tästä, joten sopimusta tehdessä kannattaa yrittää neuvotella purkutietojen (eli tilitoimistolle kelpaavien tietojen) tulevan myös teille ilman erillistä maksua.
Pankkimme tiedustelee, mihin tapahtumaluetteloon viitenoudot kytketään. Onko tällä jotain väliä?
Osa pankeista haluaa asiakastunnuksen lisäksi kytkeä viitenoudot tiettyyn tapahtumaluetteloon, mutta Rekisterin toiminnan kannalta tällä ei ole merkitystä. Tärkeintä on, että kytkennän kanavana on Web Services. Osuuspankin kanssa täytyy kuitenkin valita sopiva tapahtumaluettelo, joka määrää viitenoutojen tahdin (kerran päivässä, viikossa jne.).
Tiedän, että jäsen maksoi maksunsa juuri, mutta se ei näy vielä kirjautuneena maksetuksi. Onko tässä joku viive?
Rahan siirtyminen pankkien välillä saattaa joskus kestää jonkin aikaa. Laskut eivät myöskään kirjaudu maksetuiksi ennen kuin viitenoudot tehdään seuraavan kerran, eli tähän voi vaikuttaa myös pankin kanssa sopimanne viitenoutojen aikataulu. Jos olette sopineet pankkinne kanssa, että viitenoudot tehdään kerran viikossa perjantaisin ja jäsen maksaa laskunsa tiistaina, se kirjautuu maksetuksi vasta perjantaina, kun viitenoudot tehdään seuraavan kerran.
Jäsen otti yhteyttä ja kertoi, että maksoi laskunsa väärällä viitenumerolla tai väärälle tilille. Miten asia korjataan?
Jos jäsen on maksanut laskunsa väärällä viitenumerolla, niin kannattaa tarkistaa tilin tapahtumat esim. verkkopankista ja merkitä selvityksen jälkeen lasku maksetuksi käsin. Jos jäsen on maksanut väärälle tilille, pitää jäsenen olla yhteydessä pankkiinsa asian selvittämiseksi.
HUOM! Jos pankkiyhteys on käytössä, maksuja ei tule koskaan merkitä käsin maksetuiksi, ellei niitä ole maksettu väärällä viitenumerolla. Muuten maksu kirjautuu rekisteriin kahteen kertaan ja näkyy ylisuorituksena.
Riittääkö pelkän valtakirjan allekirjoittaminen ja vieminen pankkiin?
Useimmissa tapauksissa kyllä, mutta osa pankeista saattaa vaatia lisäksi allekirjoitetun sopimuksen tilinomistajan kanssa.
Pankilta kannattaa myös varmistaa, että heidän tiedoissaan on yhdistyksen tai seuran ajantasaiset yhteystiedot. Joissain tapauksissa sopimus lähetetään pankin yhteystiedoissa mainittuun osoitteeseen. Jos osoite on väärä, viitenoutojen kytkeminen viivästyy.
Osa pankeista (esim. Osuuspankki) haluaa valtakirjan mukana myös kopion hallituksen kokouksen pöytäkirjasta, jossa asiasta on päätetty.
Yritämme tehdä valtakirjaa, mutta pankkimme tarjoaa useita vaihtoehtoja saapuvien viitemaksujen aineistomuodolle. Minkä vaihtoehdon valitsen?
Yhdistysavain käsittelee ainoastaan kansallista Saapuvat viitemaksut-aineistomuotoa, jonka aineistotunnukset vaihtelevat pankkikohtaisesti. Aineistotunnuksia ovat esimerkiksi KTL, TL, VIPN, OP, 0250 ja ASCII. Oikea aineistotunnus selviää omasta pankistanne kysymällä.
HUOM! ISO 20022 camt.054 XML -aineistomuotoa Yhdistysavaimessa ei tueta, joten ethän koskaan valitse sitä aineistomuodoksi.