Jäsentietojen lisääminen ja muokkaaminen

Kun yhdistyksen tiedot ja omat kentät ovat kunnossa, on aika lisätä jäsentiedot. Jos jäsentietoja on paljon, ne kannattaa tuoda massana Excel-tiedostosta tämän ohjeen mukaisesti. Voit lisätä jäsentietoja myös yksitellen ja siihen löydät tarkemmat ohjeet alta.

Näin lisäät uuden jäsenen

Uusi jäsen lisätään rekisterin hallintanäkymän Jäsenet-ikkunasta klikkaamalla Uusi jäsen -painiketta. Tämä avaa sivun, jossa pääset lisäämään ja muokkaamaan jäsenen tietoja. 

Jäsenen yhteystiedot

Etu- ja sukunimi ovat pakollisia jäsentietoja. Suosittelemme, että mahdollisuuksien mukaan jokaisen jäsenen tiedoissa olisi myös toimiva sähköpostiosoite.

Sähköpostilla tiedotteiden lähettäminen on edullista ja nopeaa kirjepostiin verrattuna. Jäsensivuille (tai tarvittaessa muille ryhmäsivuille) voivat kirjautua vain ne jäsenet, joiden jäsentiedoista löytyy sähköpostiosoite.

Jäsen- ja ryhmäsivujen lisäksi jäsen pystyy kirjautumaan sähköpostiosoitteensa avulla Omat jäsentiedot-sivulle muokkaamaan jäsentietojaan. Tämä auttaa yhdistystänne pitämään jäsentiedot paremmin ajan tasalla. 

Jos jäsenen tietoihin on tallennettu suomalainen matkapuhelinnumero, hänelle voi lähettää rekisteristä tekstiviestillä mm. tiedotteita ja jäsenkortteja.

Salasana ja kirjautuminen

Tietosuojasyistä jokaisen jäsenen kannattaa itse luoda oma salasanansa ensimmäisellä kirjautumiskerrallaan. Tämä onnistuu kirjautumisnäkymän Unohditko tai haluatko luoda uuden salasanan? -linkistä. Käyttäjätunnuksena toimii jäsenen tiedoista löytyvä sähköpostiosoite.

Jäsenryhmät

Jäsenryhmät-kohdasta jäsenen voi lisätä jäsenryhmään tai useampaan. Oletuksena sivustolla on Pääkäyttäjät ja Hallitus -ryhmät, mutta voit tarvittaessa lisätä myös omia jäsenryhmiä. Tämä onnistuu jäsenrekisterin Asetukset-valikosta kohdasta Jäsenryhmät. Eri jäsenryhmien oikeuksia hallinnoidaan Oikeudet-välilehdellä.

Tietojen tallentaminen

Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat jäsentiedot, muista tallentaa muutokset klikkaamalla jäsentietojen alla olevaa Tallenna-painiketta.

Jäsentietojen muokkaaminen

Jäsentietojen muokkaaminen ja uusien jäsenten lisääminen tapahtuu Yhdistysavain-jäsenrekisterin Jäsenet-näkymästä.
Kun olet Jäsenet-näkymässä, näet kaikki jäsenet listattuna valitsemiesi hakuehtojen mukaisesti. Jos hakuehtoja ei ole valittu, kaikki jäsenet näkyvät listauksessa. Voit muokata yksittäisen jäsenen tietoja klikkaamalla jäsenen nimeä.

 Avautuvassa näkymässä voit:
- Muokata kaikkia jäsentietokenttiä
- Asettaa jäsenelle salasanan
- Vaihtaa jäsenen tilan aktiiviseksi tai ei-aktiiviseksi
- Liittää jäsenen johonkin jäsenryhmään
- Poistaa jäsenen

Usein kysyttyä

Kuinka monta jäsentä voin lisätä rekisteriin?

Yhdistysavain-jäsenrekisterissä ei ole rajoituksia jäsenmäärän suhteen, eli jäseniä voi lisätä rajattomasti kaikissa Yhdistysavaimen versioissa.

Kuinka monta merkkiä jäsenen etunimi- ja sukunimikentissä voi olla?

Kummassakin kentässä voi olla enintään 32 merkkiä. 

Mitä aktiivinen ja ei-aktiivinen tarkoittavat jäsentiedoissa?

Aktiivinen jäsen on tavallinen jäsen, joka maksaa jäsenmaksunsa, on toiminnassa mukana, hänellä on oikeus kirjautua jäsensivuille ja hänelle lähetetään tiedotteita sekä laskuja.

Ei-aktiiviseksi kannattaa merkitä sellainen jäsen, jolle ei toistaiseksi haluta lähettää laskuja tai tiedotteita, mutta joka todennäköisesti jatkaa vielä myöhemmin jäsenyyttään aktiivisena jäsenenä.

Ei-aktiivinen jäsen pysyy siis historiatietona jäsenrekisterissä, eli hänen tietonsa pysyvät tallessa, vaikka hän ei enää toimisi aktiivisesti yhdistyksessä tai seurassa.

Jos jäsen eroaa tai erotetaan yhdistyksestä, hänet kannattaa poistaa rekisteristä pysyvästi.

Kuinka jäsenet voivat luoda salasanan itselleen?

Jäsenet voivat luoda salasanansa itse ja se onnistuu esimerkiksi siten, että lähetät jäsenelle Jäsentietojen tarkistuspyynnön. Tarkistuspyynnön lähettävä pääkäyttäjä voi kirjoittaa myös oman viestinsä kyseiseen sähköpostiin.
Ohjeet Jäsentietojen tarkistuspyynnön lähettämisestä