Jäsentietojen poistaminen
Kun jäsen eroaa yhdistyksestä, tulee ajankohtaiseksi jäsentietojen poistaminen rekisteristä. Rekisterinpitäjän tulee aina poistaa jäsenen henkilötiedot, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole perusteltua laillista tarvetta.
Lisätietoja tietojen poistamisesta ja säilyttämisestä löytyy Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta. Samalta sivustolta löytyy myös lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista.
Miten omat tiedot poistetaan?
Itse itseään ei voi poistaa jäsenrekisteristä, jotta sivustolle jää aina joku, jolla on pääkäyttäjäoikeudet. Jos haluat poistaa itsesi, jonkun toisen pääkäyttäjän on tehtävä se puolestasi.
Jos haluat poistaa rekisteristä masssatoiminnolla kaikki muut jäsenet paitsi itsesi, suodata omat jäsentietosi pois hausta ennen Massatoiminnot-painikkeen käyttöä. Valitse suodattimista Jäsenen nimi > Ei ole mikään näistä > Oma nimesi ja sen jälkeen Massatoiminnot > Poista nämä xxx jäsentä.
Jäsenen poistaminen pysyvästi
Jos jäsen eroaa, hänet kannattaa poistaa pysyvästi jäsenrekisteristä. Jäsenen poistaminen pysyvästi tapahtuu menemällä jäsenen tietoihin ja painamalla alhaalta Poista-painiketta. Jäsen siirtyy ensin Poistetut jäsenet -listalle. Poistetut jäsenet -listalta esimerkiksi vahingossa poistetun jäsenen voi vielä palauttaa.
Poistetut jäsenet-listalta jäsenet pitää vielä erikseen poistaa pysyvästi. Jäsenen poistaminen pysyvästi tapahtuu menemällä kohtaan Rekisteri > Jäsenet > Poistetut jäsenet ja klikkaamalla Massatoiminnot > Poista pysyvästi nämä xxx jäsentä.
Ei-aktiiviseksi merkitseminen
Jäsenen voi myös joissain tilanteissa poistamisen sijasta merkitä ei-aktiiviseksi, jolloin hänelle ei enää lähetetä laskuja tai tiedotteita. Merkkaaminen ei-aktiiviseksi ei riitä, jos jäsen on eronnut. Ei-aktiivisen jäsenen tiedot ovat siis edelleen luettavissa historiatietona rekisterissä.
Tätä merkintää kannattaa käyttää esimerkiksi silloin, kun tiedetään, että jäsen jatkaa yhdistyksessä tietyn ajan päästä tai kun jäsen on vaikkapa jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta, mutta häntä ei ole vielä virallisesti erotettu.