Rekisterin vastuualueet
Joskus yhdistyksen jäsenrekisteriä hoitaa vain yksi pääkäyttäjä, mutta monet haluavat jakaa vastuun useamman pääkäyttäjän kesken. Suosittelemme, että pääkäyttäjiä olisi enemmän kuin yksi, jotta pääkäyttäjän vaihtuessa tunnukset jäisivät aina jollekin yhdistyksessä.
Pääkäyttäjätunnuksia kannattaa kuitenkin antaa tietosuojasyistä harkiten, sillä pääkäyttäjä pääsee tekemään niillä kaikkea mahdollista sivustolla ja jäsenrekisterissä. Uusia pääkäyttäjiä voitte lisätä tämän ohjeen mukaisesti.
Kun Yhdistysavain-jäsenrekisteri otetaan käyttöön, perustajana toimii useimmiten se henkilö, joka tekee tarvittavat käyttöönottoasetukset. Pääkäyttäjän vastuulla on huolehtia laskutus- ja tilaustietojen päivittämisestä sivuston Työpöytä-näkymästä löytyvällä Tilaustiedot-lomakkeella.
HUOM! Yhdistysavaimen vanhassa Classic-työkalussa Tilaustiedot-lomake löytyy Hallinta-näkymästä.
Jos pääkäyttäjiä on enemmän kuin yksi, kannattaa jo hyvissä ajoin sopia siitä, kuka pääkäyttäjistä varmistaa jatkossa tärkeiden tietojen, kuten yhdistyksen pankkitilin ja tilaustietojen ajantasaisuuden.
Muistakaa sopia ainakin seuraavista asioista jo käyttöönottovaiheessa:
- Kuka pitää yhdistyksen sähköpostiosoitteen, pankkitilinumeron ja muut perustiedot ajan tasalla?
- Kuka lähettää tiedotteita Rekisterin kautta?
- Kuka huolehtii laskujen lähettämisestä ja maksujen seurannasta?
- Kuka on vastuussa virheiden käsittelystä ja jatkotoimenpiteistä, jos joitain jäseniä ei tavoiteta?
- Kuinka usein jäsenille lähetetään jäsentietojen tarkistuspyyntö ja kuka sen lähettää?
- Kenellä yhdistyksessä on oikeus käyttää yhdistyksen varoja?