Google Workspace järjestöille -palvelun käyttöönotto

Google Workspace tarjoaa voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja säätiöille esimerkiksi sähköpostiosoitteet veloituksetta.

Käyttöönotossa Google haluaa varmistaa, että yhdistys omistaa käyttämänsä verkkotunnuksen. Tässä ohjeessa kerrotaan, miten vahvistus tehdään ja miten Googlen tarjoamat sähköpostilaatikot otetaan käyttöön.

Huom! Koska kyseessä on kolmannen osapuolen toteuttama palvelu, tämä ohje on suuntaa antava ja Googlen päässä näkymä ja vaiheiden järjestys saattaa tietämättämme muuttua. Suosittelemme aina varmistamaan ajantasaiset ohjeet Googlen omasta oppaasta.

Alla oleva ohje koskee tilannetta, jossa yhdistyksellä on oma verkkotunnus ja se on Yhdistysavaimen ylläpidossa. Jos verkkotunnuksenne on ylläpidossa jollain toisella palveluntarjoajalla ja vain ohjattu Yhdistysavain-sivustonne osoitteeksi, Google Workspacen käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet tulee tehdä verkkotunnuksen ylläpitäjän kautta.

Näin otat Google Workspacen käyttöön

1. Aloita Google Workspace järjestöille -palvelun käyttöönotto osoitteessa https://workspace.google.com/

2. Kun Google pyytää vahvistamaan verkkotunnuksen omistajuuden, se antaa TXT-tietueen. Se alkaa yleensä tekstillä google-site-verification=

3. Kopioi tietue kokonaan sellaisenaan, alusta loppuun asti. Älä lyhennä tai muokkaa sitä.

4. Lähetä tietue sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@yhdistysavain.fi. Voit liittää tietueen viestiin joko tekstimuodossa tai kuvakaappauksena. Kuvakaappauksesta näemme selkeimmin tilanteen, joten suosittelemme sitä.

5. Kirjoita viestiin myös, mikä verkkotunnus on kyseessä ja mitä MX-tietueita halutaan lisätä sähköpostien asettamiseksi toimintakuntoon (lue tästä lisää alempaa).

6. Lisäämme vahvistustietueen verkkotunnuksellenne ja sen jälkeen kuittaamme asian teille sähköpostitse. Samalla lisäämme Googlen geneerisen MX-tietueen SMTP.GOOGLE.COM  ja varmistamme, haluatteko muita tietueita lisättävän sen lisäksi.

7. Kun saat meiltä kuittauksen, palaa Googlen käyttöönottoon ja jatka vahvistuksella. Google ohjaa sinut sen jälkeen seuraaviin vaiheisiin.

Mikä MX-tietue on ja miksi sitä tarvitaan?

Verkkotunnuksen omistajuuden vahvistaminen ja sähköpostin käyttöönotto ovat kaksi eri asiaa, ja ne tehdään eri tietueilla.

• TXT-tietue todistaa Googlelle, että verkkotunnus on teidän. Se ei vaikuta sähköpostien kulkuun.

• MX-tietue kertoo, minne verkkotunnukseen osoitetut sähköpostit toimitetaan. Kun joku lähettää viestin osoitteeseen nimi@yhdistys.fi, lähettäjän sähköpostipalvelu katsoo MX-tietueesta, mikä palvelin viestin vastaanottaa.

• Jos haluatte käyttää Google Workspacen sähköpostia, verkkotunnuksen MX-tietueiden pitää osoittaa Googlen palvelimiin. Ilman niitä sähköpostilaatikot voivat olla olemassa, mutta viestit eivät päädy niihin.

Hyvä tietää:

1. Jos verkkotunnuksella on sähköposti jo käytössä muualla, kerro siitä viestissä ennen kuin tietueita muutetaan. Muuten nykyisen sähköpostin toimintaan tulee katkos.

2. Google Workspace näyttää käyttöönottovaiheen aikana tarvittavat MX-tietueet. Ilmoita ne asiakaspalveluumme, niin hoidamme lisäämisen. Lisäämme kuitenkin aina vahvistuksen yhteydessä varmuuden vuoksi yhden MX-tietueen (SMTP.GOOGLE.FI).

3. Loput MX-tietueet voi lisätä vahvistuksen jälkeenkin. Jos et ole varma, haluatteko sähköpostin käyttöön, vahvista ensin omistajuus ja ota sähköposti käyttöön myöhemmin.

HUOM! Mikäli käytössänne ei ole omaa verkkotunnusta, katso täältä tarkemmat ohjeet vahvistuksesta Googlen Search Consolen kautta.